L’un des problèmes que l’on peut rencontrer face à une équipe en difficulté, relève des frustrations liées aux attentes, parfois fantasmées, des responsabilités de l’autre.

Ce décalage entre les attentes qu’une personne a d’une autre et la réalité peut avoir plusieurs origines :

• un vécu

Paul a exercé pendant 3 ans dans une équipe dans laquelle le chef de projet prenait en charge l’attribution matinale des tâches. Il s’attend donc à ce que la personne ayant ce rôle dans sa nouvelle équipe prenne en charge cette activité.

• une formation initiale

Virgine sort de telle école d’ingénieur. Sur un projet, elle s’attend donc à ce qu’un MOA (maître d’ouvrage) ait spécifié un besoin qui lui aura été traduit techniquement par un MOE (maître d’oeuvre). Tel qu’elle l’a vu en cours.

• une formation complémentaire

Marc sort juste d’une formation Scrum Master de deux jours. Il s’attend donc à une répartition claire du rôle de chacun au sein de l’équipe qu’il vient d’intégrer.

• etc.

En général, ce décalage est surtout dû au fait que les personnes pensent savoir ce qu’elles peuvent attendre des autres (en particulier au regard de leur rôle – un effet d’étiquette) et ce que les autres pensent pouvoir attendre d’elle. Et évidemment, tout ceci sans avoir jamais pris la précaution d’un alignement qui aurait levé toutes ces ambiguïtés, et les quiproquos qu’elles impliquent.

Mon objectif était donc de trouver un atelier pour permettre d’adresser ce problème lorsque je suis tombé sur l’atelier « Scrum Roles and Responsibilities Game » de Andrew Rusling (@andrewrusling).

Je me suis donc contenté de le traduire .

Vous trouverez par ici : « Jeu des rôles et des responsabilités de Scrum » une traduction du déroulé et des éléments initiaux (la plus fidèle possible).

J’ai ainsi proposé cet atelier sur des formations, sur des lancements de projets, ou sur de simples soirées de découvertes, car pour moi, cet atelier a 2 vertus :

• provoquer l’échange et la réflexion entre participants face aux responsabilités des trois rôles de Scrum
• permettre un alignement entre l’ensemble des membres d’une équipe Scrum (au sens équipe de production + PO + SM) autour des responsabilités que chacun assumera sur le produit / projet. Car au-delà, de la théorie qu’il est possible de tirer du guide Scrum ou d’autres ouvrages, l’essentiel au sein d’une équipe n’est pas ce qu’en dit la théorie, mais les engagements que chacun va accepter au regard du contexte particulier de leur produit / projet.

Enfin, comme j’ai été amené à proposer cet atelier face à des groupes « importants » et que je l’ai proposé récemment à Agile Games France, j’en ai créé un support qui est disponible ici (et qui possède quelques pratiques supplémentaires – sentez-vous libre de les compléter aussi).

Et n’oubliez pas, il s’agit là avant tout d’une opportunité d’échange au sein d’une équipe à des fins d’alignement.

Une exécution complète du jeu

Timing : 15 minutes de jeu, 30 minutes de préparation (à réaliser une seule fois).

Matériel :

• 32 fiches d’une couleur donnée (J’ai choisi le bleu).
• 7 fiches d’une autre couleur (J’ai choisi le rose).
• Un marqueur permanent.
• Deux feuilles de paperboard (de taille A0).
• Un bureau très grand ou deux bureaux assez grand pour contenir les deux feuilles de paperboard.

Instructions :

Aperçu

Ce jeu permet de construire une compréhension des rôles et des responsabilités de Scrum. Une fois les cartes préparées (voir les instructions de préparation), vous pouvez facilement répéter ce jeu pour un coût très faible.

Préparation

Divisez chaque feuille de paperboard en 3 sections de même largeur et intitulez ces sections : Equipe, Scrum Master, Product Owner. Vous devriez pouvoir conserver ces supports pour les réutiliser.

Alimentez les 2 jeux de fiches

Les fiches bleues (Responsabilités principales)

• Garantir la qualité
• Participer au Sprint Planning
• Participer au Sprint Planning
• Participer au Sprint Planning
• Participer à la revue de Sprint
• Participer à la revue de Sprint
• Participer à la revue de Sprint
• Participer au standup quotidien
• Participer au standup quotidien
• Participer à la rétrospective de Sprint
• Participer à la rétrospective de Sprint
• Participer au Backlog Grooming
• Participer au Backlog Grooming
• Participer au Backlog Grooming
• Conception
• Réalisation
• Test
• Intégration logicielle
• Déploiement
• Améliorer les processus
• Améliorer les pratiques techniques
• Prioriser le Product Backlog
• Echanger avec les parties-prenantes
• Suivre la progression du Sprint
• Rendre le Product Backlog visible de tous
• Saisir des éléments dans le Product Backlog
• Régler les problèmes techniques
• Régler les problèmes organisationnels
• Faciliter les événements Scrum
• Garantir que les règles de Scrum sont suivies
• Coacher l’équipe
• Suivre la progression de la release

Les fiches roses (Responsabilités secondaires)

• Participer à la rétrospective de Sprint
• Garantir la qualité
• Garantir la qualité
• Participer au standup quotidien
• Saisir des éléments dans le Product Backlog
• Améliorer les processus
• Améliorer les pratiques techniques

Déroulement du jeu

Pour 6 à 12 personnes

Composez 2 équipes de trois à six personnes.

Fournissez à chaque équipe un jeu de fiches, en leur demandant de les mélanger et les répartir uniformément entre les membres de l’équipe.

Placez une feuille de paperboard préparée en face de chaque équipe.

Demandez de placer, en 2 minutes et en silence, les fiches en face du rôle qui porte leur responsabilité. Expliquez qu’il est normal qu’il y ait des doublons. Certaines fiches en doubles peuvent être des responsabilités principales (en bleu) et des responsabilités secondaires (en rose). Cela signifie que certains rôles sont plus ou moins responsable de cette activité.

Après ce placement, les équipes ont 5 minutes pour aboutir à un consensus d’équipe sur le placement des fiches. Elles devraient échanger autour des éléments sur lesquels elles ne sont pas d’accord au sein de leur équipe.

Une fois que les équipes sont confiantes dans leurs placements (vous devriez le remarquer par la fin des conversations) demandez-leur d’échanger leurs tables et de contrôler la production de l’autre équipe. Lorsqu’ils ne sont pas d’accord avec un placement, ils doivent discuter calmement avec l’autre équipe.

Apprentissages :

En général, les équipes tirent des conclusions correctes à travers les discussions qu’ils tiennent autour des cartes sur lesquelles ils trouvent des désaccords. Toutefois, en tant que facilitateur, vous devez surveiller les conclusions ou placements incorrects.

Un des points remarquables qui émerge de ce jeu est que le Scrum Master n’a pas à résoudre tous les problèmes de l’équipe ou de processus. L’équipe doit s’y impliquer, pour autant le Scrum Master est responsable du fait que cette pratique émerge.