Est-ce urgent ou important ?

Il s’agit là d’une question cruciale lorsque nous devons prioriser nos propres activités, au regard des ressources et du temps que nous avons. Or, le stress naît parfois du sentiment d’être submergé par les tâches qui nous incombent, et ce, qu’elles nous incombent réellement, ou qu’il s’agisse d’une situation perçue.

Portrait officiel du président Eisenhower, 1959

Cette impression d’obstacle devenant insurmontable peut en particulier venir d’un manque de priorisation, et donc d’une tentative de tout traiter de front,  sans distinction. C’est face à ce type de situations que nous pouvons nous tourner vers un outil attribué au président Eisenhower (1890-1969), nommé : la matrice d’Eisenhower. Elle serait en fait tirée d’une de ses citations :

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. »

Comme le laisse présager le titre de cet article, cette matrice se base sur la distinction entre les notions d’urgence et d’importance.

L’urgence d’une tâche est liée à l’échéance de réalisation de celle-ci, au regard du temps nécessaire pour la réaliser. Plus l’échéance est proche de la fin de réalisation, plus la tâche est urgente.

Simple non ?

Dans les faits, il ne faut surtout pas confondre ici la charge que représente une tâche, et le délai sous lequel elle peut être  livrée. (Cette question fera peut-être l’objet d’un futur article).

En bref, l’urgence d’une tâche est finalement une notion assez objective (la notion d’objectivité mériterait elle aussi un article à part entière).

L’importance d’une tâche est liée à l’impact que l’on attribue à sa réalisation. Dans cette évaluation, il peut être plus facile d’estimer l’impact que l’on attribue au fait de ne pas réaliser la tâche.

En bref, l’importance d’une tâche relève d’une estimation personnelle (ou partagée). Il s’agit donc d’une notion pleinement subjective.

Sur la base de la distinction entre la notion d’urgence et celle d’importance, Dwight D. Eisenhower a établi une matrice lui permettant de :

• prioriser les tâches qu’il réalisait
• de déléguer les tâches sur lesquelles il n’était pas le plus légitime
• garantir indirectement la qualité de réalisation des tâches

Matrice d’Eisenhower

Ainsi, cette matrice préconise :

• d’éliminer toutes les tâches identifiées comme ni urgentes, ni importantes. Contre-intuitivement, il s’agit peut-être de l’étape la plus importante. Lorsque l’on est submergé et que l’on ne priorise rien, combien de tâches monopolisent notre temps, sans pour autant apporter de valeur ?
• de déléguer les tâches urgentes estimées peu importantes. Il s’agit là d’une façon de s’assurer que notre temps est focalisé sur les tâches sur lesquelles nous sommes le plus légitime. Il existe d’autres modèles de délégation basés sur d’autres critères, mais celui-ci est celui d’Eisenhower.
• de planifier les tâches non-urgentes, mais estimées importantes. En bref, les tâches pour lesquelles l’échéance n’est pas encore connue, ou suffisamment éloignée, doivent être planifiées afin d’être réalisées dans les meilleures conditions, en vue d’une qualité sans compromis.
• de prendre en charge personnellement et rapidement la réalisation des tâches estimées à la fois urgentes et importantes.

En résumé, cette matrice est une aide à la priorisation, et une bonne priorisation est une source d’apaisement et d’efficacité. Alors ? La lecture de cet article était-elle importante et/ou urgente ?

Merci Alexandre pour ta relecture.